Política de Protección de Datos Personales
SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS es una empresa dedicada a la importación, distribución y venta de productos para mascotas, con ventas al por mayor y al por menor cuya misión es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo productos de óptima calidad con el mejor servicio y practicando los valores corporativos.
1. Objeto de la política
Como parte del cumplimento a la legislación relativa a la protección de datos personales, la SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS realizó la presente política, la cual establece lineamientos generales para el tratamiento de datos personales realizado por empresa, con el fin de informar a los titulares sobre las finalidades, bases de legitimación, categorías de datos, tipos de tratamiento, conservación, transferencias, comunicaciones, derechos, medidas de seguridad y mecanismos de atención aplicables.
Esta política tiene carácter general, por lo tanto, los avisos de privacidad, autorizaciones, cláusulas contractuales, procedimientos, registros de actividades de tratamiento y demás documentos internos podrán desarrollar con mayor detalle los tratamientos específicos por grupo de titulares o por proceso.
2. Principios aplicables
El tratamiento de datos personales se realizará conforme a los principios previstos en la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, entre ellos: juridicidad, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia y minimización, proporcionalidad, confidencialidad, calidad y exactitud, conservación, seguridad, responsabilidad proactiva y aplicación favorable para el titular.
La empresa tratará los datos personales para finalidades determinadas, explícitas, legítimas y compatibles con su actividad florícola, comercial, laboral, administrativa, logística, de seguridad y de cumplimiento normativo. Cuando se requiera realizar un tratamiento ulterior, se verificará su compatibilidad con la finalidad original o se identificará una base de legitimación aplicable.
3. Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a los tratamientos de datos personales efectuados por la SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS respecto de los siguientes titulares, en la medida en que corresponda:
- Clientes mayoristas, clientes minoristas y contactos comerciales.
- Trabajadores, extrabajadores, postulantes, cargas familiares y contactos relacionados con la gestión laboral.
- Proveedores, contratistas, transportistas, repartidores, prestadores de servicios externos y terceros que participen en la operación de la empresa.
- Socios, representantes, administradores y personas vinculadas a empresas relacionadas, cuando corresponda.
- Visitantes, clientes, proveedores y trabajadores captados por cámaras de seguridad ubicadas en las instalaciones de la empresa.
- Usuarios que interactúen con la empresa por WhatsApp Business, llamadas, redes sociales, correo electrónico, página web u otros canales digitales.
4. Responsable del Tratamiento
| Responsable del tratamiento: | SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS RIVERA FIALLOS MARIA AUGUSTA en su calidad de Gerente General por los derechos que representa. |
|---|---|
| RUC: | 1891805175001 |
| Domicilio legal: | En el barrio Pilahuin, calle la Merced Juan Benigno Vela, intersección E491 |
| Teléfono: | +593995730015 |
| Correo electrónico: | protecciondatos@globalpets.com.ec |
5. Datos del delegado de protección de datos personales
| Delegado de protección de datos: | Iván Marcelo Velástegui moya |
|---|---|
| Cédula de ciudadanía: | 1803005378 |
| Domicilio: | En el barrio Pilahuin, calle la Merced Juan Benigno Vela, intersección E491 |
| Teléfono: | +593995730015 |
| Correo electrónico: | protecciondatos@globalpets.com.ec |
El delegado de protección de datos personales, cuando corresponda, actuará como punto de contacto con los titulares y con la Autoridad de Protección de Datos Personales en los términos previstos por la normativa aplicable.
6. Finalidades, bases de legitimación y tipos de tratamientos por Segmento
Las finalidades descritas a continuación son generales y podrán desarrollarse en avisos de privacidad, contratos, autorizaciones, procedimientos internos o documentos específicos, de acuerdo con el proceso y el tipo de titular.
| Segmento | Finalidades | Base legal | Tipos de tratamiento |
|---|---|---|---|
| Clientes mayoristas y minoristas | Atender pedidos, realizar ventas, emitir comprobantes, gestionar entregas, mantener historial de compras, atender reclamos, dar seguimiento comercial, recomendar productos y gestionar promociones cuando corresponda. | Ejecución de medidas precontractuales o contractuales; cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables; consentimiento cuando sea requerido para publicidad, imagen u otros usos; tratamiento de datos de fuentes públicas cuando proceda y sea compatible con la finalidad de publicación. | Recolección, registro, organización, consulta, uso, almacenamiento, actualización, comunicación, conservación, eliminación y análisis comercial. |
| Contactos comerciales y marketing | Gestionar bases comerciales, enviar información comercial o promocional, realizar campañas, sorteos o promociones, administrar redes sociales, Meta Ads, Google Ads, CRM, formularios digitales u otras herramientas utilizadas por la empresa. | Consentimiento para comunicaciones comerciales cuando corresponda; ejecución de la relación comercial; interés legítimo cuando sea aplicable y no prevalezcan derechos del titular; datos de acceso público bajo criterios de compatibilidad. | Recolección, segmentación, registro, consulta, envío de comunicaciones, actualización, oposición, supresión y conservación. |
| Trabajadores y postulantes | Gestionar procesos de contratación, expedientes laborales, pagos, nómina, cuentas bancarias, asistencia, obligaciones con IESS y autoridades, permisos, registros laborales, cargas familiares, control interno y administración del vínculo laboral. | Ejecución de contrato laboral o medidas precontractuales; cumplimiento de obligaciones legales laborales, tributarias y de seguridad social; consentimiento cuando sea necesario para tratamientos no derivados directamente de la relación laboral; protección de derechos de la empresa o del trabajador cuando corresponda. | Recolección, validación, registro, archivo físico, almacenamiento digital, consulta, actualización, conservación, comunicación a autoridades, eliminación y bloqueo. |
| Proveedores, contratistas, transportistas y terceros | Gestionar compras, pagos, facturación, contratos, entregas, logística, soporte técnico, marketing externo, cámaras, transporte, delivery y servicios que puedan implicar acceso a datos personales. | Ejecución de medidas precontractuales o contractuales; cumplimiento de obligaciones legales; tratamiento de datos de fuentes públicas cuando sea compatible; consentimiento cuando corresponda. | Recolección, registro, verificación, consulta, comunicación, conservación, actualización, archivo y eliminación. |
| Socios, representantes y empresas relacionadas | Gestionar asuntos societarios, administrativos, comerciales, contables y de coordinación con empresas relacionadas, cuando la operación lo requiera. | Cumplimiento de obligaciones legales; ejecución de relaciones societarias o contractuales; interés legítimo cuando proceda; datos de fuentes públicas bajo criterios de compatibilidad. | Recolección, registro, consulta, comunicación, conservación, actualización y archivo. |
| Visitantes, clientes, trabajadores y proveedores captados por cámaras | Procurar la seguridad de la bodega, prevenir incidentes, proteger bienes, personas e instalaciones, y respaldar verificaciones internas cuando corresponda. | Para proteger intereses vitales, del interesado o de otra persona natural, como su vida, salud o integridad; Interés legítimo de seguridad. | Captación, grabación, almacenamiento, consulta restringida, conservación por plazo definido y eliminación. |
| Repartidores y destinatarios de entregas | Gestionar entregas a domicilio, coordinación con delivery propio o tercerizado, trazabilidad de entregas e historial logístico. | Ejecución de la relación comercial con el cliente; ejecución de contratos con transportistas; cumplimiento de obligaciones comerciales y contables. | Recolección, registro, comunicación, consulta, uso, conservación y eliminación. |
7. Tratamientos ulteriores y otras finalidades
La empresa podrá realizar tratamientos ulteriores cuando sean compatibles con las finalidades informadas o cuando exista una base de legitimación aplicable.
En caso de que el nuevo tratamiento no sea compatible con la finalidad original, la empresa evaluará la necesidad de obtener consentimiento y adoptar las medidas que correspondan.
Los tratamientos ulteriores podrán estar relacionados con auditorías, certificaciones, seguridad, trazabilidad, marketing, gestión documental, análisis de riesgos, atención de reclamos, cumplimiento de obligaciones legales, requerimientos de autoridades, defensa de derechos, mejora de procesos internos o controles de cumplimiento.
8. Origen de los datos personales
Los datos personales podrán ser obtenidos directamente del titular a través de formularios, hojas de vida, registros, contratos, procesos de contratación, registros de ingreso, sistemas de asistencia, comunicaciones, expedientes laborales, documentos entregados por el titular o interacciones comerciales o contractuales en plataformas de WhatsApp Business, llamadas, redes sociales, correos electrónicos, y demás canales utilizados por la empresa.
También podrán obtenerse de proveedores, contratistas, agencias de carga, prestadores de servicios, sistemas internos, cámaras de videovigilancia, áreas responsables de producción, talento humano, salud ocupacional, seguridad, comercial, pagos, cobros y sistemas.
Cuando se traten datos personales obtenidos de fuentes accesibles al público, la empresa verificará que la finalidad pretendida sea compatible con la finalidad que justificó la publicación de la información. La empresa informará al titular dentro del plazo legal o al momento de la primera comunicación, cualquiera de estas circunstancias que ocurra primero, de conformidad con la normativa ecuatoriana de protección de datos personales.
9. Categorías de datos personales tratados
| Titular | Datos personales básicos | Datos sensibles | Datos relativos a la salud | Datos biométricos | Datos genéticos | Datos de niños, niñas y adolescentes | Datos comportamentales |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Clientes | RUC, Razón social, Nombre Comercial, origen de ingresos, ciudad/parroquia, Zona, Sector, Georeferencia, datos de género y estado civil. | S/N | S/N | S/N | S/N | S/N | Historial de compras, preferencias de compra, frecuencia de consumo y datos vinculados a pedidos. |
| Trabajadores y postulantes | Número de Cédula, Código biométrico, Nombres, apellidos, departamento, fecha de nacimiento, plantilla de rol, fecha de ingreso, grupo ocupacional, género, cargo general, formación, estado civil, centro de costos, país, provincia, ciudad, dirección, tipo de residencia, teléfono fijo, celular, correo, afiliación al IESS fecha, tipo de sangre, indicar si es una persona con discapacidad, porcentaje de discapacidad, contacto, teléfono de contacto, se mantiene activo o inactivo, certificado de votación, títulos, certificados de capacitación, certificados laborales, certificados de honorabilidad, estado civil o unión de hecho, datos de cónyuge, datos de hijos, código hash generados en el SUT, historia laboral IESS, croquis del domicilio, imagen frontal del domicilio, planilla de servicio básico, antecedentes penales obtenidos de base pública, datos de cuenta bancaria, asistencia, ventas, metas, comisiones, errores, reclamos o productividad. | Información vinculada a condición de discapacidad, embarazo, lactancia, condiciones de salud especiales, pertenencia a grupos de atención prioritaria, restricciones médicas, datos biométricos y cualquier dato cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación o afectar derechos y libertades fundamentales. La empresa no realiza tratamiento de datos sobre etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política u orientación sexual. | Certificados médicos; accidentes de trabajo; enfermedades ocupacionales; restricciones médicas; certificado de aptitud laboral; información de embarazo, lactancia, discapacidad, enfermedades o condiciones de salud especiales; controles médicos por exposición a químicos y agroquímicos. | S/N | S/N | Partidas de nacimiento o copias de cédula de hijos menores de 18 años de trabajadores, en el marco de la gestión laboral, beneficios, cargas familiares. | S/N |
| Proveedores, contratistas y terceros | Cédula o RUC, nombres completos, provincia, ciudad, parroquia, dirección completa, referencias de dirección, teléfono, correo electrónico, datos de facturación, información contractual, datos necesarios para pagos, prestación de servicios, transporte, delivery, soporte técnico, sistemas, marketing, cámaras o administración de bases. | S/N | S/N | S/N | S/N | S/N | S/N |
| Socios o representantes | Cédula o RUC, nombres completos, provincia, ciudad, parroquia, dirección completa, referencias de dirección, teléfono, correo electrónico, societarios, de contacto, administrativos, contables o de representación, cuando la operación lo requiera. | S/N | S/N | S/N | S/N | S/N | S/N |
10. Bases de datos y repositorios
La Sociedad Civil mantiene bases de datos de clientes mayoristas y minoristas, en su mayoría utiliza el sistema Kronhos como sistema para facturación, ventas, inventario, contabilidad, clientes, nómina y marketing. Además, conserva la información física como expedientes laborales almacenados en oficina, historial de compras, historial de entregas.
La empresa podrá conservar sus bases en medios físicos o digitales, sistemas propios o externos, hojas de cálculo, plataformas digitales, archivos de oficina y demás repositorios autorizados. Cada base deberá contar con responsables internos, perfiles de acceso, reglas de conservación y medidas de seguridad acordes con el tipo de información tratada.
11. Conservación de datos personales
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales, contractuales, laborales, tributarias, societarias, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, defensa de derechos, auditoría, certificaciones y demás necesidades documentadas de la empresa.
Respecto de videovigilancia, las grabaciones se conservan por treinta días.
Cuando finalice la finalidad del tratamiento y no exista obligación o necesidad legítima de conservación, la empresa aplicará medidas de eliminación, supresión, bloqueo, anonimización o archivo restringido, según corresponda.
12. Transferencias, comunicaciones y destinatarios
Cuando se realicen transferencias o comunicaciones nacionales o internacionales de datos personales, la empresa verificará la base de legitimación, finalidad, destinatario, garantías de protección, contrato, cláusula o instrumento aplicable, y documentará la transferencia conforme a la normativa ecuatoriana de protección de datos personales.
13. Consecuencias de la entrega o negativa de entrega de datos
La entrega de datos personales puede ser necesaria para gestionar una relación laboral, precontractual, contractual, comercial, logística, administrativa o de seguridad. La negativa a entregar datos requeridos para tales fines puede impedir la contratación, la prestación de servicios, el acceso a instalaciones, la gestión de pedidos, el cumplimiento de obligaciones legales o la continuidad de una relación con la empresa.
Cuando la entrega de datos sea facultativa o se base en consentimiento, la negativa no producirá consecuencias distintas a la imposibilidad de realizar la finalidad específica para la cual se solicitó el dato, salvo que exista otra base de legitimación aplicable.
14. Efecto de suministrar datos erróneos o inexactos
El suministro de datos erróneos, incompletos, desactualizados o inexactos puede afectar la gestión laboral, contractual, comercial, logística, médica ocupacional, de seguridad, de pagos, cobros o cumplimiento. También puede generar demoras, errores en registros, imposibilidad de contacto, inconsistencias en expedientes, problemas de facturación, gestión incorrecta de beneficios o incumplimiento de obligaciones legales.
Los titulares deberán procurar que la información entregada sea exacta, completa y actualizada. La empresa podrá solicitar la actualización o rectificación de datos cuando identifique inconsistencias o cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas.
15. Revocatoria del consentimiento
Cuando un tratamiento se base en el consentimiento del titular, este podrá revocarlo en cualquier momento mediante solicitud dirigida al correo electrónico protecciondatos@globalpets.com.ec tal como se menciona en el apartado de “Derechos de los Titulares”. La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento realizado antes de su retiro ni los tratamientos que deban continuar por una obligación legal, contractual, defensa de derechos u otra base de legitimación aplicable.
16. Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, incluyendo acceso, eliminación, rectificación y actualización, oposición, anulación, limitación del tratamiento, portabilidad y derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas.
Para ejercer sus derechos, el titular podrá remitir una solicitud al correo electrónico protecciondatos@globalpets.com.ec, indicando como mínimo:
- Nombres completos,
- Identificación,
- Derecho que desea ejercer,
- Descripción clara de la solicitud,
- Medios de contacto y
- Documentos que permitan acreditar su identidad o representación, cuando corresponda.
La empresa atenderá las solicitudes dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable y podrá requerir información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante o comprender el alcance de la solicitud.
Portabilidad
Cuando el titular solicite la portabilidad de sus datos personales y esta resulte aplicable, la empresa entregará los datos en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, conforme a la normativa ecuatoriana de protección de datos personales y a las posibilidades técnicas del sistema que almacene la información.
El titular podrá solicitar la portabilidad al correo electrónico protecciondatos@globalpets.com.ec tal como se menciona en el apartado de “Derechos de los Titulares”. La empresa evaluará la procedencia de la solicitud según el tipo de dato, base de legitimación, formato disponible, derechos de terceros, obligaciones de conservación y restricciones legales o técnicas aplicables.
17. Reclamos ante la empresa
Los titulares podrán presentar reclamos, consultas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales ante SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS mediante el correo electrónico protecciondatos@globalpets.com.ec tal como se menciona en el apartado de “Derechos de los Titulares”.
18. Valoraciones, decisiones automatizadas y uso de inteligencia artificial
Por el momento la empresa no ejecuta decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a los titulares.
La empresa no utiliza inteligencia artificial para el tratamiento de datos personales. Si en el futuro llegase a utilizar sistemas de inteligencia artificial la empresa se compromete a realizar una evaluación previa de base de legitimación, proporcionalidad, información al titular, riesgos, medidas de seguridad, intervención humana y documentación aplicable.
19. Medidas de seguridad
La empresa aplicará medidas de seguridad proporcionales al riesgo, naturaleza de los datos, finalidades, volumen, categorías de titulares, sistemas utilizados y contexto de tratamiento. A continuación, se recogen únicamente las medidas mencionadas en el cuestionario, separadas por tipo.
| Tipo de medida | Medidas identificadas en el cuestionario |
|---|---|
| Tecnológicas |
|
| Administrativas |
|
| Organizativas |
|
20. Auditorías internas
La empresa podrá realizar auditorías internas o revisiones de cumplimiento para verificar la aplicación de esta política, la vigencia de avisos de privacidad, la existencia de bases de legitimación, el control de accesos, la gestión de encargados, la conservación de datos, la atención de derechos, la seguridad de la información y la documentación de tratamientos.
Los hallazgos deberán registrarse en un informe interno o matriz de seguimiento, con responsable, plazo, estado, evidencia y medida correctiva o preventiva. Las auditorías podrán apoyarse en el delegado de protección de datos personales, cuando corresponda, respetando su independencia técnica.
21. Actualizaciones de la política
La política será actualizada cuando existan cambios en la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, cambios en los procesos de la empresa, incorporación de nuevos sistemas, nuevos proveedores, transferencias internacionales, nuevos tratamientos, incidentes de seguridad, resultados de auditorías o cambios en las finalidades informadas a los titulares.
Las versiones actualizadas deberán ser aprobadas por la instancia interna definida por la empresa y comunicadas a los titulares mediante los canales que correspondan, según el impacto de la modificación.
22. Frecuencia de actualización
| Elemento | Frecuencia mínima | Responsable sugerido |
|---|---|---|
| Política de protección de datos personales general | Anual o cuando exista cambio normativo u operativo relevante. | Talento Humano y Delegado de Protección de Datos Personales |
Esta política aplica a todos los trabajadores, directivos, contratistas y aliados estratégicos de la SOCIEDAD CIVIL GLOBAL PETS. Su cumplimiento es obligatorio y refleja nuestro compromiso con una floricultura ética, sostenible y competitiva.
Queremos mantenerte informado
Nosotros, GLOBAL PETS, somos los responsables del tratamiento de tus datos personales, los cuales recolectamos y utilizamos para gestionar nuestra relación contigo y brindarte nuestros servicios de manera eficiente.
Además, queremos contar con tu autorización para enviarte descuentos, cupones, promociones, regalos y otros beneficios de la empresa, considerando los productos que sueles comprar.
Esta autorización es voluntaria. Si decides no otorgarla, podrás continuar comprando nuestros productos, solicitando facturas, recibiendo tus pedidos y utilizando nuestros servicios con normalidad.
Si tienes alguna duda sobre el uso de tus datos personales o deseas ejercer tus derechos, puedes comunicarte con nuestro Delegado de Protección de Datos Personales, al correo electrónico
¿Qué datos personales utilizaremos?
Para las finalidades descritas en este consentimiento utilizaremos únicamente: nombre, número de teléfono, correo electrónico, dirección e historial de compras.
¿Para qué utilizaremos tus datos?
Únicamente con tu autorización utilizaremos tus datos de contacto y tu historial de compras para enviarte publicidad de la empresa, comunicarte promociones y descuentos, enviarte cupones, informarte sobre regalos o beneficios, seleccionar promociones relacionadas con los productos que sueles comprar. El tratamiento de tus datos para esta finalidad se realizará con base en tu consentimiento.
¿Cómo seleccionamos las promociones?
Somos una empresa pequeña y queremos explicarte este proceso de manera sencilla y transparente. Un miembro autorizado de nuestro equipo revisará manualmente los productos que sueles comprar para determinar qué descuento, cupón, promoción, regalo o beneficio podría resultarte útil.
¿Entregaremos tus datos a otras personas o empresas?
No. GLOBAL PETS no realizará transferencias nacionales ni internacionales de tus datos personales para las finalidades descritas en este consentimiento.
Tus datos no serán vendidos, cedidos, comercializados ni entregados a otras empresas para que realicen publicidad propia.
¿Qué ocurre si no autorizas el envío de publicidad?
No existirá ninguna consecuencia negativa, la única consecuencia será que no podremos enviarte publicidad ni promociones personalizadas basadas en tu historial de compras.
¿Puedes retirar tu consentimiento?
Sí. Puedes retirar o revocar tu consentimiento en cualquier momento, de manera gratuita y sin necesidad de justificar tu decisión. La revocatoria impedirá que continuemos utilizando tus datos para enviarte publicidad o promociones personalizadas. Sin embargo, no afectará la legalidad del tratamiento realizado antes de recibir tu solicitud.
La empresa podrá conservar la información estrictamente necesaria para demostrar que atendió tu solicitud y para cumplir obligaciones legales.
¿Cuáles son tus derechos?
De acuerdo con la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, puedes ejercer los siguientes: derecho a ser informado, derecho al acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, suspensión del tratamiento, portabilidad, revocatoria del consentimiento y los demás derechos reconocidos en la normativa aplicable. Para conocer el procedimiento, los requisitos y los plazos para ejercer tus derechos, así como más detalles sobre el tratamiento de tus datos puedes revisar nuestra Política de Protección de Datos Personales, a continuación.
DECLARACIÓN DE CONSENTIMIENTO
Declaro que he leído y comprendido la información contenida en este documento y que he sido informado de manera clara y transparente sobre el tratamiento de mis datos personales.
Comprendo que el uso de mis datos para gestionar compras, facturación y entrega de productos es independiente de la autorización para recibir publicidad y promociones.
Asimismo, declaro que otorgo este consentimiento de manera libre, específica, informada e inequívoca. Los datos personales que he proporcionado son verdaderos, exactos, completos y actualizados, y corresponden a mi identidad.
Comprendo que puedo retirar mi consentimiento u oponerme al envío de publicidad en cualquier momento y que el análisis de mis compras será realizado manualmente por una persona, sin utilizar algoritmos, inteligencia artificial o decisiones automatizadas.